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テレワークとは?在宅勤務との違いやメリット・デメリット、導入方法

テレワークとは?在宅勤務との違いやメリット・デメリット、導入方法

テレワークの定義

日本テレワーク協会では、テレワークを「情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」と定義しています。「インターネットを使ってオフィス以外で働くこと」と言い換えることもできるでしょう。具体的には、テレワークは以下の働き方を指します。

・在宅勤務
・モバイルワーク(移動中にスマホを使って仕事をする)
・サテライトオフィスやコワーキングスペースで働く
・ワーケーション(バケーション・旅行を兼ねて仕事をする)

・リモートワークとの違い

テレワークとリモートワークには実質的な違いはなく、どちらもオフィス以外で働くこと全般を指します。ただし、それぞれの言葉が使われ始めた背景は少し異なります。

テレワークは1980年代から使われており、政府や行政は「テレワーク」で統一しています。一方、リモートワークは比較的新しい言葉であり、コロナ禍以降に広く使われるようになりました。

在宅勤務との違い

日本テレワーク協会の定義に従えば、在宅勤務はテレワークのひとつの形態と言えます。とはいえ、コロナ禍においては「テレワーク=在宅勤務」を前提として話が進むことも珍しくありません。制度を導入するにあたっても、昨今の情勢を踏まえ、在宅勤務を念頭においておくと良いでしょう。

テレワークのメリット

テレワークにはメリットがたくさん。どんなメリットがあるのか、見てみましょう。

・生産性が向上する

テレワークの導入は会社の生産性向上につながります。代表的な例が、オンラインサービスの普及によって業務を省けること。例えば、Slackなどチャットツールを導入すれば過去のやりとりが可視化され、進捗確認等の会議が必要なくなります。

また、印刷・捺印・郵送していた書類も、オンラインで完結できれば効率的になるでしょう。社員の通勤時間や客先への移動時間もなくなり、他の業務にあてることができます。

さらに、社員が自分のペースで働ける点も挙げられます。オフィスの場合、他の社員に話しかけられるたびに手が止まるなど、作業の効率が下がることも。その点、在宅勤務ならば、自分である程度コントロールできるので、効率的に仕事を進められます。

・多様な人材を獲得できる

テレワークが普及すれば、社員は場所にとらわれない働き方が可能となります。通勤が必要なくなるため、育児や介護、副業や趣味といったプライベートとの両立もしやすくなり、離職率の低下や、社員の満足度向上にも寄与するでしょう。

また、採用時にもテレワークはメリットになり得ます。オフィスから離れた地域に住む人材の採用も可能となり、会社の多様性担保につながるのです。

・コストダウンできる

社員の通勤手当や移動時の交通費、オフィスの光熱費等が削減できます。さらにテレワークが浸透すれば、オフィス自体の縮小や地価が低い土地への引っ越しも検討可能に。そうすれば大幅なコストダウンになるでしょう。

テレワークのデメリット

テレワークはメリットだけではありません。デメリットもあわせて確認しておきましょう。

・社員同士のコミュニケーションが難しくなる

テレワークで失われるもののひとつに、対面でのコミュニケーションがあります。チャットで聞くほどでもない疑問やちょっとした進捗確認、仕事以外のコミュニケーション等がしづらくなり、結果として仕事がやりにくくなるケースも見受けられます。

・在宅環境が整っておらず、生産性が低下する

必ずしも社員の自宅が仕事をするのに適しているわけではありません。仕事用のスペースが確保できない、インターネット速度が遅い、家族がいて集中できない等、場合によってはオフィスより作業しづらい環境となってしまいます。

・メンタル不調を引き起こす

外出が制限され、自宅にこもって仕事をしていると、鬱々とした気分が続くことも。入社・転職したての社員、ひとり暮らしの社員等、他の社員や家族とのつながりを感じにくい場合は、特にそのリスクがあると言えるでしょう。

テレワークの導入方法

具体的にテレワークを行うにあたって、以下のようなポイントに気をつけましょう。

・テレワークに移行可能な業務・部署・社員から少しずつ始める

テレワークを導入するにあたっては、テレワークできる業務や部署、社員から、少しずつ始めていくと良いでしょう。全社員が適応できる制度を設計し終えてからとなると、昨今の情勢に対応が間に合わないケースもあるからです。

まずはオンラインで対応可能な業務を割り出し、担当社員がテレワークで作業していきます。現場に混乱が起きないよう、半日や週1、2回といった頻度からテレワークに切り替えていくのも一つの手です。

・コミュニケーションの方法を工夫する

テレワークに移行する際は、先ほど挙げたようなデメリットが起きないよう工夫します。例えば、定期的にビデオミーティングや面談を設けたり、雑談専用のチャンネルをSlack等のツールで作成したりすることで、コミュニケーションの齟齬や社員のメンタルヘルス悪化のリスクを減らせるでしょう。

また、テレワークでコストダウンできた分を、在宅勤務手当とするのも有効です。社員が自宅のインターネット環境を整えたり、仕事用のデスクや椅子を購入したりできるので、生産性が下がるリスクも低減できます。

・課題を洗い出し、全社的に導入できるよう制度設計する

テレワーク導入後は、その都度発生した課題を洗い出し、解決しながら、本格的にテレワークに移行できるよう制度設計を行っていきます。経営・人事・セキュリティ問題に対処するIT部門等、複数の部署や関係者で協力しながら進めていきましょう。

テレワークが会社にとってメリットとなるように、改善を重ねよう

テレワークは方法次第で、会社にとってメリットにもデメリットにもなりえます。だからこそ、改善を繰り返していくことが重要です。その結果、生産性や社員満足度が向上すれば、テレワークはインパクトの大きい企業改革となるでしょう。

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