新卒に対するリモートオンボーディングのコツ!成功の秘訣を徹底解説
新卒社員の早期離職が課題となっている中、オンボーディングという新人育成プロセスに注目が集まっています。また、昨今では急速にリモートワークも普及し、リモートオンボーディングに取り組む企業も増えてきました。今回は、リモートオンボーディングのコツについて詳しく解説します。
新卒に対するリモートオンボーディングとは
個人に合った育成プログラムを実施することで、新卒社員の早期離職の防止や早期戦力化を促すオンボーディング。リモートワークが普及した現在、多くの企業ではさまざまなデジタルツールを活用した、リモートオンボーディングの取り組みが進んでいます。
準備すべきもの
リモートオンボーディングでは、出社しなくても研修や面談を行えるように、まずはパソコンやスマートフォンなど、業務に必要となるハードウェア、マイクやカメラなどのIT環境を準備します。また、それぞれの設定も忘れないようにしましょう。
また、ZoomやSkypeなどのリモート会議用のツールのほか、社員同士の連絡手段・情報共有などに必要なコミュニケーションツールも準備しておきましょう。リモート環境に慣れていない社員には事前に使い方などの共有をしておくと、スムーズにオンボーディングが行えます。
オンボーディング実施の手順
オンボーディングの目的は「新しく企業に入った社員が、いち早く企業になじみ、スキルを生かして貢献してもらうこと」にあります。
オンボーディングでは、次の手順を踏んで行います。
1.「いつまでにどうなってほしいか」の目標設定をたてる
2.「そのためにどうすれば良いか」のプランを作る
3.オンボーディングを実施する
4.「望んだ成果は得られたか」の確認をする
この手順はリモートのオンボーディングでも同じです。
オンボーディングの具体的な内容
オンボーディングとして取り入れられているものに、下記があります。
- ・入社後の新人研修
- ・会社全体や事業内容の説明会、ハンドブックの配布
- ・自社製品やサービスの勉強会
- ・OJT
- ・メンター制度
- ・1on1
- ・歓迎会、ランチ会など
ZoomやSkypeなどのリモート会議用のツールを活用することにより、いずれもリモート化が可能です。また、研修に関してはビデオを作成する方法もあります。
研修に関しては、さまざまな会社の拠点をZoomやSkypeで繋ぐことも可能なので、従来はできなかった充実した研修内容にすることも可能です。遠方の工場や拠点へ足を運ばずに研修を受けられるため、結果的に交通費などを削減できるメリットがあります。
OJTとして新人を商談に同席させていた場合も、現在はオンラインに移行しています。さまざまなオンライン商談に同席させられるため、新入社員にとって多くの学びにもつながるでしょう。
歓迎会やランチ会に関しては、会社が手配し各従業員の自宅へ届ける「noppi(https://nonpi-foodbox.com/)」や「ごちクル(https://gochikuru.com/delibox/)」などのサービスも。経費の管理もしやすくなり、自宅から参加できるため参加者のハードルもグッと下げられます。
新卒のオンボーディング時に注意するポイント
新卒のオンボーディングを成功されるために、注意すべきところを把握しておくことも大切です。例えば、以下のようなポイントに注意しましょう。
・人間関係の構築
新卒社員が委縮することなく円滑に業務を進められるかの要因のひとつとなるのが「人間関係」です。配属する部署やチームでは、早期から新卒社員が会社になじめるよう、細やかなフォローが求められます。普段から社員同士が質問しやすい環境を整えておきましょう。
・部署やチームメンバーが一丸となる
オンボーディングは、プロセスに関わる社員だけではなく、部署や業務の垣根を越えて社員が一丸となって協力するのが望ましいと言えます。オンボーディングの取り組みが全社員に認識されるよう、管理職の方や人事による積極的な周知が必要です。
・企業文化や社内ルールを知ってもらう機会をつくる
新卒社員は社会に出たばかり。そのため社会人としてのルールやマナーから指導していく必要があります。また、初めて業務に取り組む際は、企業文化や社内のルールを早めに理解してもらうことも重要です。忙しいとつい業務内容だけを教えてしまいがちですが、しっかりとサポート体制を整えて学びの機会をつくりましょう。
リモートオンボーディング時に注意するポイント
リモート下のオンボーディングでは、「コミュニケーションの取りづらさ」が大きな課題となります。特に新卒社員は、社会経験がないため不安が募りやすいもの。コミュニケーションの不足は、リモートオンボーディングだからこそ注意すべきポイントです。
そういった課題を解消するために、リモートオンボーディングでは、メンター制度の導入や定期的な1on1の実施、オンラインでのランチ会など、可能な限り社員同士のコミュニケーションの場をつくるようにしましょう。このとき業務の話以外にも、雑談などが行えるカジュアルな場を設けることもポイントです。
新卒リモートオンボーディングにおすすめなツール
リモートオンボーディングにおいては、ツールを活用することも効率よく進める鍵になるでしょう。リモートオンボーディングにおすすめのツールは、以下があります。
・Slack(スラック)
社内コミュニケーションツールの代表的なツールが「Slack(スラック)」です。広く使われているため、すでに社員同士の連絡手段として導入している企業もあるのではないでしょうか。オンボーディングに関わるメンバーを集め、専用のチャンネルを作成して、チャンネル内のメンバー同士でやり取りを行うことができます。
「上司やほかの社員に質問がしづらい」と感じている新卒社員も多いなか、メールや電話よりも、気軽にコミュニケーションが取れるSlackは、リモートオンボーディングに最適です。
・Trello(トレロ)
タスク管理におすすめのツールが「Trello(トレロ)」です。各部署やチームごとにひとつのボードを共有することが可能で、タスクが書いたカードを進捗に応じて移動させるというシンプルな仕様です。業務に慣れていない新卒社員でも使いやすく、リモート下でも進捗状況を把握しやすくなります。
・Confluence(コンフルエンス)
社内の情報を「社内wiki」としてまとめられるのが「Confluence(コンフルエンス)
」です。タスク管理ツール「Trello(トレロ)」と同じ会社が開発しており、ツール同士の連携も可能です。ブログのような感覚で、気軽にページを作成・共有できるほか、検索もしやすく、新卒社員でも必要な情報をすぐに見つけることができるでしょう。
・「Remo(レモ)」
新卒社員に、より会社の雰囲気を感じてもらいやすくなるのが、“バーチャル(仮想)オフィス”。バーチャルオフィスのツールである「Remo(レモ)」は、カメラを繋いで顔を出しながら、まるで社員みんなでオフィスにいるかのような画面が表示されます。テレビ会議ツールよりもさらにリアルのオフィスに近い環境で、社員同士のコミュニケーションを取ることができます。
新卒リモートオンボーディングの成功は「コミュニケーション」が鍵
新卒社員は、社会経験もなく不安なことが多いものです。さらにリモート下となると、他の社員とどれだけコミュニケーションを取れるかが入社後の活躍の大きな要因となってくるはず。新卒に対するリモートオンボーディングでは、社員が一丸となって細やかにフォローし合い、新卒社員がいち早く会社になじめるような環境づくりを心がけましょう。